Simplifiez la gestion des spécifications, gammes et éléments de contrôles

• Dans nos économies modernes, où l’innovation et l’intelligence sont au cœur des processus de création de valeur pour la plupart des entreprises, disposer de la « bonne information au bon moment » est devenu un facteur de différenciation majeur. Une solution GED (Gestion Electronique de Documents) ou ECM (Enterprise Content Management) vous aide à collecter, organiser et partager efficacement vos différents gisements d’informations : documents papiers, courriers, bons de commande, factures fournisseurs, documents électroniques, procédures qualité, emails, fax, normes ou référentiels, base de connaissances, etc. Ce qui permet à vos équipes de disposer de la bonne information au bon moment pour prendre les bonnes décisions et mieux servir vos clients.

1. Des processus fluides et rationalisés : en automatisant et en fluidifiant les activités répétitives impliquant des échanges d’information entre différents collaborateurs et services de votre entreprise, vous réduisez les temps de traitement, éliminez les erreurs de saisie et de communication et améliorez la productivité de vos équipes.
2. Meilleure collaboration et partage d’informations : en partageant les informations et en coordonnant les activités, un outil GED aidera vos équipes à prendre les bonnes décisions.
3. Traçabilité et conformité : en offrant une piste d’audit fiable sur ce qui a été fait ? par qui ? quand ? … et ce qui reste à faire.
4. Intégration des clients et fournisseurs : une solution GED moderne et ouverte s’intègre facilement avec votre système d’informations (CRM, ERM, …) pour vous aider à automatiser et optimiser les processus critiques qui vous mettent en relation avec vos clients et fournisseurs, tels que la gestion des commandes clients, le traitement des factures fournisseurs ou l’extranet revendeurs.
5. Capitalisation des connaissances : Les entreprises peuvent facilement perdre des connaissances opérationnelles importantes en cas de départ de certains collaborateurs. Cela leur coûte souvent des pertes de temps et de clients précieux. En aidant les organisations à centraliser et mieux gérer leurs contenus, procédures et processus, un outil GED ou ECM leur permet de partager plus facilement leur savoir-faire et de connaître à tout moment où se trouve chaque dossier, ce qui a déjà été réalisé et à qui le réassigner en cas de départ ou d’absence.
6. Réactivité des équipes : Avec une solution GED comme Avanteam Document Manager, les tâches sont automatiquement assignées aux bonnes personnes. Ces derniers peuvent ensuite les lister par thème ou par priorité. En cas d’absence ou de retard, un système de relance et d’escalade permet de réassigner les tâches auprès d’autres intervenants. Ainsi chacun est informé en temps et en heure sur ses activités, peut consulter les informations et pièces jointes liées à chaque dossier pour en assurer le traitement dans les meilleurs délais.
7. Amélioration continue des processus : Grâce aux tableaux de bord et KPI, vous pouvez mesurer en temps-réel la performance de vos processus, détecter les anomalies et engager des actions d’amélioration.

Grâce à l’IA et Deep Learning, Avanteam est capable de reconnaître et d’extraire automatiquement les informations issues de différents typologies de documents :

• ADMINISTRATIF : CNI, Passeport, Permis de conduire, Carte grise, Justificatif de domicile, Avis d’imposition
• BANQUE : Statut d’entreprise, KBIS, RIB, etc.
  
• FINANCE : Factures fournisseurs, Ticket de caisse, Bon de commande, Bilan comptable, Rapport Financier, …
• JURIDIQUE : CNI, Passeport, Permis,, Justificatif de domicile, Avis d’imposition, Bulletin de paie, Contrat de travail
• ASSURANCE : Facture, Devis, Relevé d’information, Rapport d’expertise, Certificat de scolarité
• QUALITE : Rapports de tests laboratoire, Analyses AMDEC, Rapport d’audit, Rapport d’inspection, …
• LOGISTIQUE : Bon de livraison, Demande de transport, Documents douaniers
• RH : Attestation de sécurité sociale, Bulletin de paie, Contrat de travail…

• Avanteam s’intègre parfaitement avec n’importe quel logiciel ERP ou CRM du marché via les méthodes suivantes :

  – la transmission de fichiers plats (CSV, XML) 
  – API Web Services en temps réel.

• Avanteam propose également des connecteurs dédiés pour Cegid, Sage, Oracle, Microsoft Dynamics, Sage et SAP. La solution est capable d’intégrer plusieurs systèmes dans le cas des grands-comptes où différents ERP ou logiciels métiers peuvent coexister. 

• Même s’il est difficile de proposer un modèle universel tant les processus sont différents d’une entreprise à l’autre, Il existe néanmoins une méthode relativement simple pour calculer le retour sur investissement (ROI) d’un logiciel GED :

  – Combien de collaborateurs sont en charge de la gestion des processus manuels ? quel est leur salaire horaire moyen, charges comprises ?  
  – Combien d’heures par jour, consacrent-ils en moyenne à la gestion manuelle de ces processus documentaires ou administratifs ?
  – Nombre de collaborateurs X Salaire horaire moyen X Nombre d’heures consacrés à la qualité = Coût journalier. 
  – Multiplier ce coût journalier par le nombre de jours ouvrés dans votre entreprise pour avoir le coût annuel dédié à la gestion manuelle des processus.

  Un logiciel de dématérialisation permet en général de diviser ce coût par 3 en automatisant toutes les tâches manuelles et chronophages. Il vous reste maintenant à calculer votre retour sur investissement, en déduisant du coût annuel du logiciel, les 2/3 de gains de temps de gestion économisés grâce à ce logiciel. N’hésitez pas à contacter notre service client pour avoir un petit calculateur de ROI que vous pouvez personnaliser selon le contexte de votre organisation.

  Ce calcul ne prend en compte que les gains quantifiables, auxquels vous pouvez ajouter les bénéfices « qualitatifs » d’une gestion dématérialisée des processus administratifs ou documentaires :

  – Plus de temps consacré aux tâches à plus forte valeur ajoutée
  – Meilleur respect de vos règles et procédures internes
  – Meilleure collaboration entre vos équipes
  – Fluidité global du processus.

• Oui, Avanteam met à votre disposition une puissante plateforme de digitalisation des documents (GED) et processus métiers (BPM) qui est Process Studio.

• Avec cet outil, vous pouvez créer en un temps record et sans faire du code, d’autres applications collaboratives : achats, factures fournisseurs, contrats, notes de frais, recrutement, entrée-sortie du personnel, qualité, service-client, … et éviter à vos équipes de jongler avec des feuilles de calcul, emails et autres outils pour gérer et coordonner leurs activités.

• Process Studio est accessible aussi bien aux décideurs métiers qu’aux experts techniques. C’est l’assurance pour votre entreprise que votre application s’adaptera facilement aux changements organisationnels, sans coût de développement supplémentaire et sans sollicitation des équipes informatiques internes ou externes.