Une des plus importantes compagnies pétrolières du marché Suisse utilise Process Studio pour optimiser ses processus administratifs et documentaires

TAMOIL (SUISSE) S.A. est une des trois plus importantes compagnies pétrolières du marché Suisse qui déploie des activités allant du raffinage à la distribution en passant par la commercialisation. TAMOIL fait partie du groupe OILINVEST qui possède des raffineries et des réseaux de distribution dans de nombreux pays européens : Suisse, Italie, Allemagne, Pays-Bas, Espagne, République tchèque, Slovaquie et Hongrie ainsi qu'en Egypte.

Pour optimiser ses processus transverses, TAMOIL décide en 2003 de mettre en place une solution de gestion de documents et de workflow capable de :

• Transformer les processus papier (demandes de congés, remboursement de notes de frais, demande de support, etc.) en processus en ligne.
• Gérer le cycle de vie documents de référence (procédures, directives, etc.) d’une façon sécurisée et centralisée.

Solution

Après l’évaluation de plusieurs logiciels, TAMOIL fait le choix de Process Studio (comprenant Document Manager et Process Designer). Pour Monsieur Jean-François PIETRI - Directeur Informatique de TAMOIL - la réussite du projet tient autant à la qualité des outils que sa mise en oeuvre progressive. TAMOIL a en effet procédé par étape avec dans un premier temps, la dématérialisation des processus administratifs avant d’utiliser l’application pour la gestion des documents et contenus de l’entreprise.

Retour sur Investissement

Pour Madame Florence SUTER - Training Support Manager de TAMOIL - la solution a surtout permis d’atteindre les bénéfices suivants :

Bénéfices Cohérence et fiabilité accrue Gain de temps et de confort Respect des procédures

Points forts Référentiel centralisé de processus et de documents d'entreprise Connexion avec le système ERP Large couverture fonctionnelle permettant d'informatiser la majorité des processus transverses.

• Confort et simplicité d’utilisation : grâce à une interface conviviale et la navigation visuelle, chacun peut accéder en temps-réel aux documents de référence, gérer ses demandes en ligne ou procéder à l’avancement des dossiers.
• Gain de temps : l’accès en ligne aux documents et aux formulaires électroniques permet un gain de temps précieux en recherche, en consultation et en traitement.
• Cohérence, Fiabilité et traçabilité : la centralisation des informations, la sécurité des accès et le respect des cycles de validation, créent un cadre de cohérence global qui garantit le respect des règles maisons pour la création, la mise à jour et le suivi des dossiers.
• Ouverture et évolution : Le générateur de formulaires et de workflow de Process Studio, permet d’informatiser d’autres processus potentiels. L’outil s'intégrera par ailleurs avec le système ERP de TAMOIL pour, par exemple, automatiser la mise jour à du solde des jours de congé après le traitement de la demande de congés dans l’application.