Beaucoup d'entreprises disposent aujourd'hui d'une infrastructure informatique satisfaisante, permettant à leurs collaborateurs d'utiliser des fonctionnalités de messagerie et de partage d'informations en réseau.

Néanmoins, ces mêmes entreprises continuent encore à manipuler des dossiers papier, échanger des emails ou des documents bureautiques, quand il s'agit de gérer leurs processus collaboratifs comme le suivi des réclamations clients, la gestion des achats ou la mise en oeuvre d’un projet qualité. Selon une étude récente de Doculabs - "par manque d’outil adapté – les entreprises utilisent encore dans 60% à 95% des cas, des dossiers papier ou fichiers partagés, pour regrouper, organiser et faire suivre les informations vitales. Cette situation affecte énormément l’efficacité des collaborateurs, la conformité de l'entreprise et le service rendu aux clients".

Une plateforme unifiée de gestion de contenu et de processus comme Avanteam Process Suite, va justement permettre à ces entreprises d'utiliser tout le potentiel existant de leur informatique pour fluidifier et rationaliser leurs processus métier grâce aux fonctionnalités suivantes :

• Environnement intégré de gestion de processus : Modélisateurs graphiques de processus et de création de formulaires, Portail d’accès web et des modèles d’applications métier. Le tout s’appuyant sur un puissant serveur d’applications et de base de données multimédia.

• Gestion des documents et de leur contenu : Support de tout type d’information et de contenu. Gestion du cycle de vie des documents et pièces-jointes. Signature électronique et notification par la messagerie. Diffusion électronique avec gestion des accusés de réception. Gestion de versions et de liens intra-documentaires. Intégration dynamique avec les applications bureautiques type MS-Office.

• Capture et indexation intelligente des documents papier : Support de la majorité des scanners du marché. Intégration des systèmes OCR et LAD. Conversion automatique des documents au format PDF. Module de stockage massif pouvant gérer plusieurs téra-octets. Support des librairies de disques optiques ou de CD-ROM.

• Support de rôles et règles de gestion : Logiciel multi-formulaires, multi-bases et multi-processus intégrant les rôles et règles de gestion et capable d’orchestrer plusieurs processus et sous processus associés.

• Gestion des délais et des relances : Gestion des délais critiques et relance automatique des acteurs avec l'escalade éventuel du dossier auprès d'autres intervenants.

• Reporting et tableaux de bord : Tableaux de bord et indicateurs de pilotage pour analyse et amélioration des processus. Historique des activités par processus, acteur, date, etc. Export dynamique des indicateurs vers Microsoft Excel ou tout autre outil d’analyse.

• Connexion avec les ERP et SGBD : Différents connecteurs permettent à Avanteam Process Suite de s'interfacer facilement avec la majorité des systèmes ERP et SGBD du marché comme SAP, Oracle, PeopleSoft, JD Edwards, Sage, etc.